E-Arşiv Nedir?

E-Arşiv Nedir?

E-Arşiv, Türkiye’de faturanın elektronik ortamda oluşturulması, alıcıya iletilmesi ve mevzuata uygun biçimde saklanması için kullanılan e-belge uygulamasıdır. Genellikle e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara düzenlenen faturalar için gündeme gelir.

E-Fatura ile Farkı Nedir?

E-Fatura, tarafların GİB sistemi üzerinden e-Fatura mükellefi olduğu senaryolarda çalışır. E-Arşiv ise alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı veya son tüketici olduğu satışlarda elektronik belge üretimini sağlar. Her iki yapıda da fatura verisi belirli format ve kurallara göre hazırlanır; kapsam, gönderim yolu ve iş akışı farklıdır.

Süreç Nasıl İşler?

Satış bilgisi ERP, muhasebe programı veya e-ticaret sistemi içinde oluşur. Entegratör ya da doğrudan GİB entegrasyonu üzerinden fatura verisi hazırlanır, imzalanır, numaralandırılır ve alıcıya elektronik ortamda iletilir. Belgenin PDF görüntüsü müşteriyle paylaşılabilir; asıl önemli olan mevzuata uygun elektronik kayıttır.

İş Dünyasında Kullanımı

E-Arşiv, online satış, hizmet faturası, bayi ağı ve perakende operasyonlarında manuel fatura kesme yükünü azaltır; ancak doğru çalışması için ürün/hizmet kartları, vergi oranları, müşteri bilgileri ve iptal-iade akışları düzenli olmalıdır.

E-Fatura ve ERP entegrasyonu birlikte ele alındığında siparişten muhasebe kaydına kadar izlenebilir bir fatura akışı kurulabilir. Türkiye’ye özgü GİB kuralları değişebildiği için canlı sistemlerde entegratör ve mali müşavir kontrolü önemlidir.